Audit RS&DE

Qu’est-ce qu’un audit RS&DE?

Peu importe à quel point votre réclamation est parfaite, elle peut tout de même être sélectionnée pour une vérification en raison du processus de sélection de l’ARC qui vise à assurer l’équité et la conformité de toutes les demandes. Même avec une préparation rigoureuse, faire appel à des experts bien rodés au processus de vérification peut grandement faciliter la procédure et augmenter vos chances d’obtenir l’ensemble des crédits demandés. C’est comme demander à un avocat de revoir votre dossier et de vous faire pratiquer votre défense avant de comparaître devant le tribunal : que vous soyez innocent ou coupable, son expertise vous aide à présenter votre dossier sous son meilleur jour.

C’est ici que le recours à des consultants ou experts en RS&DE qui maîtrisent autant les règles officielles que les règles informelles et qui connaissent personnellement les vérificateurs de l’ARC peut s’avérer extrêmement bénéfique. Ils apportent un niveau de familiarité et de prévoyance qui permettent de solidifier la description de vos projets de R-D et de rendre votre défense solide, complète et alignée avec les attentes de l’ARC, augmentant ainsi vos chances d’obtenir une issue favorable.

Comprendre les audits RSDE

Les vérifications des réclamations de RSDE peuvent être intimidantes, en particulier pour les demandeurs qui en sont à leur première réclamation. Ces vérifications ont pour but de valider l’admissibilité de votre demande en fonction des incertitudes technologiques et des travaux de développement expérimental liés à votre projet, ainsi que de valider l’admissibilité des dépenses réclamées.

Afin de démontrer la conformité de votre demande de RS&DE aux exigences, vous devrez y inclure une documentation contemporaine, comme des rapports de projet, des feuilles de temps et des résultats d’essais. Si la méthode traditionnelle est utilisée plutôt que la méthode de remplacement pour le calcul des frais généraux au-delà des dépenses directes, des justifications supplémentaires sont alors requises sur le plan financier.

RS&DE : Au-delà de l’innovation – Emphase sur l’avancement technologique

Pour être admissible aux crédits d’impôt RS&DE, il est essentiel de respecter les critères d’admissibilité spécifiques du programme, qui vont au-delà de la simple innovation. Un projet peut comporter des innovations impressionnantes, mais cela ne garantit pas en soi l’admissibilité aux crédits RS&DE.

L’essentiel est de démontrer que le projet a rencontré des incertitudes technologiques qui ont été abordées par le biais d’un développement expérimental réalisé par du personnel qualifié. Ce processus doit mener à un « avancement technologique », terme utilisé pour signifier l’acquisition de nouvelles connaissances issues de la résolution de ces incertitudes.

Il est important de noter qu’il n’est pas nécessaire de mener des recherches en laboratoire pour être admissible aux crédits RSDE. De nombreuses entreprises canadiennes réalisent des travaux de développement dans le cadre de la création de produits destinés à la commercialisation. Le programme de RSDE reconnaît même des avancements modestes ou graduels qui peuvent néanmoins satisfaire aux exigences de l’ARC. L’accent n’est pas nécessairement mis sur des percées technologiques, mais plutôt sur une approche systématique et expérimentale visant à surmonter des défis techniques.

L’un des défis, toutefois, réside dans la capacité à exprimer comment votre projet se conforme aux critères du programme de RS&DE dans le langage de l’ARC. Il est essentiel de présenter votre projet de manière à démontrer clairement comment il répond aux exigences du programme. Par exemple, le progrès technologique pour les entreprises passe souvent par des projets visant des innovations progressives qui leur permettent d’atteindre des objectifs technologiques tout en répondant aux tendances futures et aux besoins émergents.

De plus, les projets de RSDE peuvent s’échelonner sur plusieurs années. Afin d’assurer le succès à long terme, il est recommandé d’établir une feuille de route technologique (roadmap). Celle-ci décrit les étapes nécessaires à l’atteinte des objectifs du projet, y compris les investissements requis en R-D, les sources potentielles de financement, les partenariats stratégiques ainsi que l’expertise nécessaire pour atteindre les résultats visés.

• L’innovation à elle seule ne suffit pas pour être admissible à la RS&DE
• Le projet doit répondre à des incertitudes technologiques par le biais d’un développement expérimental
• Même des avancements modestes peuvent être admissibles
• Formuler l’admissibilité du projet selon les termes de l’ARC est essentiel
• Disposer d’une feuille de route technologique permet de guider les projets à long terme et de les aligner avec les tendances futures

Le virage de l’incitatif à la conformité en RS&DE

Les critères des vérifications technologique et financière du programme de RS&DE sont demeurés stables depuis des décennies, reposant sur le respect d’exigences précises pour être admissible aux crédits d’impôt. Toutefois, il y a eu des changements importants dans la manière dont ces critères sont appliqués par l’ARC.

Historiquement, le programme de RSDE était traité comme un incitatif financier, où les demandes étaient acceptées si elles respectaient les principes du programme, même si leur documentation était imparfaite. Toutefois, au cours des dernières années, l’application des critères a évolué vers une conformité plus stricte, où les réclamations doivent désormais se conformer de façon plus exacte et être appuyées par une documentation approfondie. L’ARC adopte maintenant une approche beaucoup plus limitative, rejetant les demandes lorsqu’un doute suffisant subsiste.

Ce changement dans l’application des règles a contribué à une diminution des réclamations de RS&DE. Au milieu des années 2010, on comptait environ 25 000 demandes par année, un nombre qui a chuté à environ 17 000 vers la fin de la décennie. Actuellement, le nombre se situe autour de 20 000 demandes par année.

En 2023, l’ARC a introduit un système national de gestion des dossiers qui assigne les réclamations de RSDE en fonction de la disponibilité de spécialistes possédant l’expertise appropriée à l’échelle du Canada. Cela a entraîné des examens plus rigoureux et plus précis des demandes par des examinateurs technologiques spécialisés davantage. Les conseillers sont désormais plus « pointus » dans leurs évaluations et examinent les réclamations avec un niveau de détail accru.

Compte tenu de l’évolution de la réalité des audits, les entreprises doivent adopter une approche proactive en intégrant dès le départ les exigences de conformité en R-D dans la planification de leurs projets. Cela est essentiel pour éviter des approches réactives plus tard dans le processus et ainsi s’exposer au rejet de sa demande.

Processus de vérification et d’examen de la RSDE

Types d’examens RS&DE : technique, financier, SCAND et consultation prédemande

Le processus de vérification et d’examen en RSDE peut sembler intimidant, mais une bonne compréhension des différents types d’examens permet aux gestionnaires de projet et aux entreprises de mieux s’y préparer. L’ARC s’engage à informer les réclamants dans un délai de 60 jours suivant le dépôt de leur demande si celle-ci sera acceptée telle que soumise ou si elle fera l’objet d’un examen plus approfondi.

Voici les principaux types de visites de l’ARC :

• Vérification / Examen : Il s’agit d’un examen approfondi effectué par un conseiller en recherche et technologie (CRT) et/ou un examinateur financier (EF) lorsque des enjeux potentiels sont identifiés dans la demande. Dans le cadre de cette vérification, l’ARC peut refuser des projets, des activités ou des dépenses qui ne respectent pas les critères du programme de RS&DE. Dans certains cas, cette vérification comprend à la fois un volet technologique et un volet financier. Il est donc recommandé aux entreprises qui font la demande de crédits d’impôt à la RS&DE d’avoir une
  préparation solide sur tous les plans.
• SCAND (Service consultatif aux nouveaux demandeurs): Il s’agit d’une visite de courtoisie destinée aux nouveaux demandeurs ou à ceux qui n’ont pas présenté de demande au cours des trois dernières années. Elle vise à fournir des conseils et des clarifications sur le processus de RSDE, bien qu’elle puisse entraîner une prolongation des délais de traitement.
• Consultation prédemande : Service gratuit et volontaire qui permet aux entreprises d’obtenir l’avis de l’ARC sur l’admissibilité potentielle à la RSDE d’un projet planifié ou en cours avant même le dépôt d’une demande. Il vise à réduire l’incertitude et à éviter que des entreprises préparent des réclamations pour des projets qui pourraient être rejetés par la suite. En théorie, ce service semble utile, mais en pratique, Emergex ne le recommande pas, car un refus précoce risque fortement d’entraîner le rejet d’une demande subséquente ou, à tout le moins, une vérification.

Les SCAND, tout comme les vérifications de routine, sont parfois réalisés virtuellement via la plateforme de visioconférence Microsoft Teams. Toutefois, les réclamants peuvent demander une rencontre en personne s’ils estiment que cela est nécessaire pour favoriser une meilleure communication ou clarification.

Critères et éléments déclencheurs d’un audit RS&DE

L’ARC utilise une approche de gestion des risques pour identifier les demandes susceptibles de présenter un risque de non-conformité au programme de RS&DE, ce qui peut entraîner une vérification. Bien que l’ARC ne publie pas ses critères de risque, notre expérience étendue nous a permis de déduire plusieurs facteurs déclencheurs courants :

• Descriptions techniques insuffisantes : Des descriptions de faible qualité, vagues, sans métriques ou axées sur des aspects fonctionnels qui n’expliquent pas adéquatement les incertitudes technologiques, les travaux expérimentaux ou les avancements du projet peuvent déclencher des signaux d’alerte et augmenter la probabilité d’une vérification.
• Activités de pratique courante versus travaux expérimentaux : Les projets qui reposent sur des activités d’ingénierie courantes ou des améliorations mineures, plutôt que sur un véritable développement expérimental, peuvent être marqués pour vérification. Il est important de distinguer la pratique courante du travail expérimental, car seul ce dernier est admissible selon les critères de la RSDE.
• Historique de vérification : Si une vérification précédente s’est bien déroulée, le risque de vérifications futures diminue. En revanche, si une vérification a donné lieu à des coupures importantes, la probabilité de vérifications ultérieures augmente.
• Nouveaux demandeurs ou longues périodes sans demande : Les réclamants de RSDE qui en sont à leur première demande, ou ceux qui n’ont pas soumis de demande depuis longtemps, sont considérés comme présentant un risque plus élevé.
• Secteurs à risque élevé : Certains secteurs d’activité, notamment ceux considérés comme peu technologiques ou non technologiques, sont perçus comme présentant un risque plus élevé par l’ARC.
• Incohérences : Des anomalies potentielles, comme une divergence entre les salaires réclamés et les T4 (feuillets fiscaux des employés) soumis, peuvent augmenter les chances d’une vérification.
• Variations importantes du montant de la demande : Une augmentation soudaine et significative du montant de la demande (p. ex., une hausse notable des dépenses en R-D) peut déclencher une vérification.
• Structure de l’actionnariat : Les entreprises ayant une structure d’actionnaires complexe ou qui comporte une participation étrangère, par exemple 50 % canadienne et 50 % non-résidente, peuvent être retenues pour un examen plus approfondi.
• Plus d’un programme d’aide gouvernementale : Lorsqu’une entreprise bénéficie de diverses formes d’aide liées à des activités de R-D, cela peut également attirer l’attention et susciter un examen plus approfondi.
• Sélection aléatoire : Un faible pourcentage de réclamations (estimé autour de 2 %) est sélectionné au hasard pour examen. Cette sélection est effectuée par le système de l’ARC afin d’assurer la conformité.

Préparer avec succès l’examen d’une demande de RSDE

Étant donné que de l’argent est en jeu, une préparation rigoureuse à une vérification de RS&DE est essentielle pour assurer le succès de votre demande. Voici plusieurs étapes clé à couvrir lors de votre préparation :

• Faire appel à des spécialistes si nécessaire : Si vous n’êtes pas rodé aux aspects techniques de votre projet, il est recommandé d’avoir recours à des spécialistes en R-D. Leur expertise permettra de présenter votre demande efficacement et de façon à respecter les exigences détaillées de l’ARC.
• Clarifier les enjeux potentiels : Passez en revue les préoccupations éventuelles soulevées par le conseiller en recherche et technologie (CRT) et l’examinateur financier (EF) de l’ARC. Assurez-vous de bien comprendre ces enjeux afin de pouvoir y répondre adéquatement lors de la vérification.
• Exiger la communication par écrit : Demandez toujours que les demandes d’information de l’ARC soient formulées par écrit. Cela assure une clarté supérieure et vous permettra de préparer des réponses complètes et précises. Une communication adéquate enlèvera tout doute quant à l’admissibilité de votre demande ou à votre compréhension des critères de la RSDE.
• Prévoir suffisamment de temps de préparation : Planifiez un délai adéquat pour vous préparer à votre rencontre avec l’ARC et demandez une date de visite qui correspond à vos disponibilités. Cela vous permettra de rassembler la documentation nécessaire et de vous assurer que votre équipe soit bien préparée.
• Choisir le bon porte-parole : Sélectionnez une personne, comme le directeur technique ou l’architecte logiciel, qui possède les connaissances techniques nécessaires pour présenter vos projets et activités. Ce représentant doit également être à l’aise pour répondre aux questions et gérer des situations potentiellement difficiles ou conflictuelles avec l’ARC.
• Préparer une présentation détaillée : Votre matériel doit démontrer clairement en quoi votre projet respecte les critères d’admissibilité de la RSDE. Cela inclut mettre en évidence les incertitudes technologiques, les activités expérimentales réalisées, les avancements technologiques accomplis, les méthodes de suivi des heures travaillées, les qualifications des ressources impliquées ainsi que les types de dépenses encourues, le tout appuyé par des preuves solides.
• Adapter votre présentation aux préférences du CRT : Tous les conseillers en recherche et technologie (CRT) n’ont pas les mêmes priorités ni la même approche. Il est donc judicieux d’ajuster votre présentation afin qu’elle corresponde à leurs intérêts spécifiques et à leur façon de travailler. C’est précisément dans ce contexte qu’un consultant en RSDE expérimenté vaut son pesant d’or.
• Bien vous entraîner : Simulez des audits avec des experts afin de mettre votre équipe à l’épreuve et de vous assurer d’être fin prêts le jour de l’examen.
• Comprendre le processus de litige : Familiarisez-vous avec les processus de l’ARC pour le traitement des litiges, notamment en cas de refus de projets, d’activités ou de dépenses. Connaître les options qui vous sont disponibles vous permettra de réagir plus efficacement si des différends surviennent lors de la vérification.

Documentation et conformité en RSDE

L’importance d’une documentation rigoureuse pour les réclamations de RSDE

Une documentation rigoureuse est un élément essentiel de toute demande de RSDE, car elle remplit plusieurs fonctions tout au long du processus :

• Démontrer l’incertitude technologique : La documentation doit démontrer clairement que les activités de recherche et développement (R-D) visaient à résoudre un obstacle technologique précis. De plus, cette documentation doit être contemporaine, c’est-à-dire produite en temps réel au fur et à mesure de l’avancement du projet, afin de consigner tous les détails pertinents des activités réalisées.
• Sensibiliser l’équipe de développement : Il est essentiel de former l’ensemble de l’équipe de R-D aux exigences de documentation de la RS&DE. Cela permet de s’assurer que tous sont alignés avec les attentes strictes de l’ARC quant au type et à la qualité de la documentation requise pour appuyer une demande de RS&DE. En renforçant cette sensibilisation, l’équipe disposera des outils nécessaires pour mieux suivre et documenter ses activités conformément aux exigences.
• Suivi et validation : La documentation joue trois rôles importants :
  • Pour l’entreprise : Cela permet de suivre l’évolution de ses projets technologiques.
  • Pour les consultants : Elle constitue une source claire pour identifier et valider les activités admissibles à la RSDE.
  • Pour l’ARC : Elle démontre le caractère systématique de la démarche et confirme que les activités sont directement liées au projet de R-D.
• Types de documentation : L’ARC accepte diverses formes de documentation pour valider les travaux de R-D. Celles-ci peuvent être regroupées en deux catégories :
• Documentation technique : Cela inclut les prototypes, les diagrammes et schémas techniques, les photos de tableaux blancs, les notes et comptes rendus de réunions, les cahiers de laboratoire, les résultats d’essais et analyses, ainsi que les communications par courriel.
• Documentation financière : Cela inclut notamment les feuilles de temps, les rapports de paie, les plans de projet, les factures de sous-traitants et de matériaux consommés, ainsi que les états financiers. Ces documents permettent de corroborer les coûts engagés dans le cadre du projet.

En maintenant une documentation détaillée, précise et contemporaine, les entreprises peuvent renforcer leurs demandes de RS&DE, augmentant ainsi leurs chances d’admissibilité et réduisant le risque de vérifications ou de refus.

Comprendre les attentes de l’ARC et ses méthodes privilégiées

L’ARC s’attend à une documentation détaillée et contemporaine qui démontre une approche systématique pour résoudre des incertitudes technologiques. Cela inclut des documents techniques comme des cahiers de laboratoire, ainsi que de la documentation financière pour appuyer la demande de RS&DE. Les projets doivent être menés par du personnel qualifié, avec un suivi précis des heures travaillées et des coûts liés aux activités admissibles. L’utilisation d’un vocabulaire technique, tel que « hypothèse » ou « développement expérimental », plutôt que de termes d’affaires, est essentielle pour assurer clarté et conformité.

Réduire l’écart entre les pratiques d’affaires et les standards de l’ARC

L’écart entre les pratiques courantes et les critères stricts de la RSDE de l’ARC peut entraîner le rejet des réclamations. Les projets doivent se concentrer sur la résolution d’obstacles technologiques plutôt que sur des problèmes de routine, et les entreprises doivent utiliser la terminologie privilégiée par l’ARC pour décrire leurs activités de R-D. Sensibiliser les équipes internes aux règles de la RSDE et collaborer avec des spécialistes permet d’aligner les projets avec les exigences de l’ARC et de prévenir les problèmes courants.

Avec Emergex, vous êtes accompagné avant, pendant et après une vérification

Avoir Emergex comme partenaire est essentiel pour maximiser le succès de vos demandes de RS&DE tout en minimisant les risques de vérification. Voici pourquoi :

• Succès éprouvé : Avec un taux de réussite historique de 98 %, Emergex a établi une réputation solide auprès des vérificateurs de l’ARC, ce qui facilite les vérifications et augmente vos chances d’obtenir l’ensemble des crédits réclamés.
• Soutien expert : Notre équipe pluridisciplinaire identifie les projets admissibles, rédige les descriptions selon des axes technologiques, extrait les données financières et prépare une documentation détaillée conforme aux exigences de l’ARC afin de maximiser les remboursements.
• Service complet : De la planification initiale à la préparation des réclamations et jusqu’à la défense en cas de vérification, Emergex prend en charge l’ensemble du processus avec une vision à long terme, vous permettant de vous concentrer sur l’innovation et la croissance pendant que nous gérons les complexités administratives.
• Avantages maximisés : Nous veillons à ce que vous obteniez les remboursements maximaux, en tirant parti de programmes complémentaires comme le PARI et en optimisant la combinaison de crédits d’impôt et de subventions.
• Réduction des risques avec l’aide de la formation : Emergex offre des ateliers gratuits et du coaching à votre équipe sur les meilleures pratiques et les astuces du métier afin d’éviter les pièges courants, de minimiser les coûts de conformité et d’assurer un succès à long terme.

Avec Emergex, votre demande de RS&DE est entre des mains compétentes. Nous vous assurons d’une conformité complète et d’un bénéfice financier maximal.